6 Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online

Teknologi yang terus berkembang membuat dunia semakin banyak melakukan transisi kearah digital. Hal ini terlihat semakin jelas dalam berbagai perusahaan yang memanfaatkan kemudahan dunia digital dalam melakukan kegiatan bisnisnya. Salah satu alat berbasis digital yang dapat meringankan beban kerja perusahaan adalah aplikasi absensi online.

Perkembangan dunia secara digital menghasilkan berbagai macam inovasi pada system absensi, dengan aplikasi absensi online menjadi yang paling terkemuka. Namun, apa sebenarnya aplikasi absensi online? Apa kelebihan dan kekurangannya? Simak artikel ini untuk mengetahuinya.

Apa itu Aplikasi Absensi Online dan Perbedaannya dengan Absensi Manual

Aplikasi Absensi Online adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website yang di computer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi.

Absensi secara online jelas berbeda dengan absensi manual. Perbedaan utamanya adalah bahwa system absensi manual membutuhkan medium khusus (umumnya kertas), sedangkan aplikasi absensi online dapat dilakukan dari komputer dan smartphone asalkan terhubung dengan internet.

Untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan aplikasi absensi online jika dibandingkan dengan system absensi manual dan sebaliknya, perhatikan ulasan berikut ini.

Kelebihan Absensi Online Dibandingkan dengan Absensi Manual

Setelah mengetahui berbagai kekurangan dari system absensi manual jika dibandingkan dengan aplikasi absensi online, Anda mungkin kembali mempertimbangkan untuk menerapkan absensi manual.

Untuk membantu Anda mencapai keputusan, kami akan menjelaskan apa saja kelebihan absensi online selain yang telah dijelaskan di bagian sebelumnya.

A. Hemat Biaya dan Ramah Lingkungan

Seperti yang disebutkan sebelumnya, untuk mengimplementasikan absensi manual membutuhkan medium seperti kertas. Tentunya ini akan membuat perusahaan terus mengeluarkan biaya untuk membeli kertas yang nantinya setelah digunakan akan dibuang begitu saja.

Dengan aplikasi absensi online, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk memperoleh kertas. Perusahaan cukup mengeluarkan uang untuk memperoleh aplikasinya saja, karena pada umumnya, system absensi online dapat digunakan di computer pribadi dan melalui smartphone karyawan masing-masing. Hal ini otomatis membuat aplikasi absensi online lebih ramah lingkungan dari absensi manual.

B. Memperkecil Kemungkinan Terjadinya Upaya Penipuan

Kemungkinan terjadinya kecurangan atau penipuan pada aplikasi absensi online kecil karena setiap karyawan pasti akan memiliki kredensial unik dalam bentuk username dan password yang hanya dimiliki oleh mereka.

Fitur GPS dan Teknologi Pengenalan Wajah (Facial Recognition) yang dimiliki oleh beberapa sistem HR dapat semakin mengecilkan peluang untuk merekam kehadiran yang tidak jujurkarena divisi HR dapat langsung memeriksa data tersebut.

C. Terintegrasi dengan Semua Kebutuhan HR

Salah satu keuntungan terbesar dari aplikasi absensi online adalah bahwa semua data tersimpan secara online dan setiap data tersebut akan mempengaruhi data lain secara otomatis.

Contoh, jika perusahaan memberikan tunjangan harian bagi karyawan yang dating kekantor, maka gaji yang diterima oleh karyawan yang masuk setiap hari dibandingkan yang masuk sesekali saja akan berbeda dan akan dihitung secara otomatis oleh aplikasi absensi online.

Fitur Utama Sistem Aplikasi Absensi Online

Zaman sekarang adalah eranya aplikasi dan peran aplikasi dalam membantu kehidupan manusia semakin penting setiap harinya. Aplikasi absensi online adalah salah satunya. Aplikasi ini, selain membantu perusahaan mencatat absensi karyawan juga memiliki berbagai fitur lain untuk membantu perusahaan untuk berkembang. Inilah 6 fitur yang sebaiknya ada pada aplikasi ini.

  1. Absensi Dapat Dilakukan Kapan dan Dimana saja

Keutamaan absensi online adalah pekerja bias melakukan absensi kapan dan dimana saja sesuai keperluan pekerja. Semua pekerja, baik yang bekerja di dalam maupun di luar kantor, bias melakukan absensi dengan data yang terjamin akurasinya. Selama pekerja terhubung dengan internet melalui smartphone yang dimilikinya, baik Android maupun iPhone, maka dia tidak perlu repot melakukan absensi.

  1. Lokasi Penggunaakan Terekam Otomatis saat Melakukan Absensi Online

Ketika seorang karyawan melakukan absensi secara online, maka aplikasi akan memperkirakan posisi karyawan tersebut secara akurat melalui GPS. Ini juga bertugas sebagai konfirmasi saat karyawan berada di luar kantor untuk melakukan rapat. Dengan begitu, tindakan kenakalanpekerja bias ditekan ketika waktunya pekerja tersebut melakukan absensi tapi tidak berada di lokasi yang seharusnya.

  1. Dapat Mengumumkan dan Menetapkan Jam Kerja

Perusahaan yang memakai absensi online bias dengan mudah mengatur jam kerja yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan mengumumkannya kepada semua karyawan. Dengan fitur tersebut, karyawan dapat mengetahui jam kerja sesungguhnya dan bias dating serta pulang tepat waktu.

  1. Penghitungan Gaji yang Cepat dengan Menggunakan Data yang Valid

Sistem absensi online memudahkan HRD dan bagian keuangan untuk menghitung gaji pekerja dengan mengambil data-data absensi yang valid. Perhitungan juga akan memasukkan data-data opsional berupa ketidakhadiran, keterlambatan, cuti tidak dibayar, dan variabel lain yang akan mempengaruhi besar-kecilnya upah yang diberikan. Dengan begitu, setiap pekerja akan menerima upah sesuai jam kerjanya.

  1. Foto Sebagai Bukti Absensi

Untuk menghindari kecurangan-kecurangan lainnya, maka beberapa absensi online menambahkan fitur foto pekerja saat melakukan absensi. Dengan cara itu, seorang pekerja tidak akan bisa bolos dari pekerjaannya. Sebab foto bias dijadikan sebagai bukti absensi bahwa dia benar-benar berada di tempat yang ditentukan selama bertugas.

  1. Bisa Membuat Catatan Khusus

Keterlambatan karyawan bias terjadi karena faktor-faktor tertentu entah itu ban bocor, mobil atau motor yang mogok, terjebak macet, dan lain sebagainya. Nah, dengan aplikasi absensi online, terdapat bagian untuk membuat catatan khusus yang umumnya wajib diisi oleh karyawan ketika mereka terlambat. Ketika melihat ini, pihak perusahaan menilai apakah alasannya ini bias dijadikan untuk mengurangi atau tidak mengurangi upah sama sekali.

Pada dasarnya absensi online bermanfaat memudahkan perusahaan untuk mengelola absensi karyawan. Biasanya, aplikasi ini terintegrasi dan sepaket dengan aplikasi pengelolaan lainnya. Dengan begitu, setiap datanya bias disinkronkan dengan kebutuhan lainnya.